Política de denuncias y comunicaciones

Política del Canal de Denuncias y Comunicaciones
4kst Tecnologia da Informação Ltda.

 

1. Introducción 

Esta Política establece la forma de disponibilidad y funcionamiento, así como la seguridad del registro y los datos recibidos por el Canal de Denuncias y Comunicaciones de 4kst (el «Canal»). El Canal es una herramienta esencial para respaldar el compromiso de la Empresa con la integridad en los negocios y la protección de sus empleados. Con el objetivo de garantizar el cumplimiento del Código de Conducta de 4kst y sus otras normas internas, actúa como un mecanismo accesible al público interno y externo para que las relaciones interpersonales poco saludables, así como los actos poco éticos o ilegales, no se materialicen como práctica en la Empresa. 

Además de ser una herramienta que ayuda a la alta dirección de la empresa en el cuidado y bienestar de sus empleados, el Canal permite supervisar el cumplimiento de las acciones de 4kst dondequiera que desarrolle sus actividades, sirviendo, en última instancia, como un mecanismo adicional de protección para la sociedad. 

 

2. Herramienta subcontratada 

El Canal es operado por una plataforma especializada y subcontratada, proporcionada por una empresa de tecnología debidamente contratada. Dicho contrato garantiza la independencia, imparcialidad y seguridad del Canal. Todas las denuncias y comunicaciones reportadas en el Canal se registran y almacenan íntegramente en el entorno de la empresa proveedora de la plataforma, que actúa como operadora de datos. 

4kst, en su calidad de controlador de datos, tiene acceso restringido a las comunicaciones recibidas, pero no tiene ninguna influencia técnica sobre la plataforma del proveedor ni sobre la eliminación de datos, lo que refuerza la independencia del Canal, tal y como se detalla a continuación:

(i) registro inalterable: el 100 % de los informes se registran y almacenan exclusivamente en el entorno de la empresa proveedora; 

(ii) control de exclusión: la eliminación de registros de datos personales de la plataforma solo puede ser solicitada formalmente y por escrito por 4kst al proveedor, que procede a la exclusión definitiva e irreversible de los datos de sus sistemas, tal y como se detalla en el Acuerdo de Tratamiento de Datos; y 

(iii) acceso restringido: el acceso a los informes y a la gestión de documentos se realiza exclusivamente a través del Panel del Cliente, un área restringida de uso exclusivo de los miembros del Grupo de Tratamiento del Canal. 

La empresa proveedora asume contractualmente el compromiso de aplicar las medidas técnicas y organizativas adecuadas para garantizar la seguridad y la privacidad de los datos tratados, siguiendo estrictamente la Ley General de Protección de Datos (LGPD). 

 

3. Grupo de tratamiento

El Grupo de Tratamiento es el órgano deliberativo responsable de recibir, analizar, conducir las investigaciones y dar el debido seguimiento a las comunicaciones y denuncias registradas en el Canal. 

3.1. Composición y mandato 

El Grupo de Tratamiento está compuesto por tres (3) miembros titulares y dos (2) suplentes, todos ellos designados formalmente en una reunión de la Junta Directiva de 4kst. El mandato de los miembros es de tres (3) años, con posibilidad de renovación por un período igual. En caso de vacante (salida de un miembro o suplente), la Junta Directiva, en una reunión formalizada en acta, deberá designar a un nuevo miembro o suplente en un plazo máximo de 30 (treinta) días para recomponer la estructura del Grupo de Tratamiento.

3.2. Funcionamiento y prevención de conflictos de intereses

4kst establece un protocolo automatizado y riguroso para garantizar la imparcialidad y la independencia en la tramitación de las denuncias presentadas al Canal, evitando que un miembro del Grupo de Tratamiento analice un caso en el que pueda surgir un conflicto de intereses: 

(i) Identificación de los implicados: al registrar una denuncia o comunicación en la herramienta, el usuario del Canal tendrá la opción de indicar a los empleados de 4kst y/o áreas involucradas o sospechosas de estar involucradas en el asunto denunciado; 

(ii) alerta y dirección automática: una vez finalizado el informe, la herramienta del Canal enviará un correo electrónico de alerta a los miembros titulares del Grupo de Tratamiento o a los suplentes, si procede; 

(iii) abstención de enviar alertas: la herramienta del Canal no enviará ningún mensaje de correo electrónico con la alerta de la denuncia a ningún miembro que haya sido mencionado en la denuncia (ya sea como persona implicada o por pertenecer al área implicada). Esto garantiza que la persona implicada en la denuncia o que pertenezca al área afectada no será informada sobre la denuncia o comunicación, lo que aporta imparcialidad y objetividad en el tratamiento del 100 % de las denuncias; y 

(iv) acceso limitado a los informes: un miembro titular o suplente solo podrá acceder a la información del informe en la herramienta del Canal cuando forme parte del equipo de tratamiento del mismo. 

 

4. Alcance y tipos de informes 

El Canal está disponible para el público interno de 4kst (incluidos empleados, gerentes y representantes) y para el público externo en general (como clientes, proveedores, socios comerciales, personas jurídicas del sector privado y/o público y ciudadanos en general). Deben llevarse al Canal los informes que impliquen, sin limitarse a, a los siguientes asuntos:

(i) denuncias de infracciones o violaciones del Código de Conducta de 4kst y otras normas internas de la Empresa, independientemente del nivel jerárquico de la persona involucrada; 

(ii) denuncias de incumplimiento de la legislación y/o normativa vigente en cualquier jurisdicción o localidad en la que 4kst desarrolle sus actividades; 

(iii) cualquier sospecha razonable de infracciones o incumplimientos de las normas mencionadas en los puntos «i» y «ii» anteriores; 

(iv) cualquier duda relacionada con la conformidad de las acciones de los gerentes, representantes y demás colaboradores de 4kst en la conducción de los negocios y la representación de la Empresa y en sus relaciones con terceros; y 

(v) situaciones en las que se observe un conflicto de intereses potencial o efectivo, ya sea derivado de acciones internas, externas, relaciones personales o cualquier otra circunstancia que pueda comprometer la objetividad y la integridad. 

El usuario que realice una denuncia en el Canal no necesita poseer ni adjuntar ningún tipo de prueba o documento para demostrar el hecho denunciado o la sospecha. El Canal está disponible para el registro de información de buena fe. Corresponde al Grupo de Tratamiento de 4kst, tras recibir la denuncia, llevar a cabo el análisis y la investigación pertinentes para determinar la veracidad de los hechos denunciados y definir las medidas oportunas. Todas y cada una de las denuncias y/o comunicaciones presentadas al Canal serán objeto de análisis por parte del Grupo de Tratamiento, el cual, antes de cerrar la denuncia, deberá registrar una respuesta al usuario en la plataforma.

 

5. Sigilo y confidencialidad

4kst garantiza la más absoluta confidencialidad y secreto de toda la información y datos recibidos y tratados en el Canal, así como de la identidad de su(s) usuario(s)/informante(s).

5.1. Anonimato y seguimiento  

El usuario que registra un informe tiene la opción de identificarse o permanecer en el anonimato. 

En caso de denuncia anónima, el usuario recibirá un número de protocolo. Este número es la única forma de acceso a la plataforma para que el usuario pueda realizar un seguimiento del tratamiento y el estado de su denuncia, así como para responder a eventals preguntas complementarias que puedan ser solicitadas por el Grupo de Tratamiento. 

Dado que la herramienta del Canal es un servicio externalizado, 4kst y/o el Grupo de Tratamiento no disponen de medios para rastrear la identidad del usuario anónimo. 

5.2. Custodia exclusiva y acceso restringido  

El principio de confidencialidad se garantiza mediante la restricción estricta del acceso a la información y se rige por las siguientes premisas: 

(i) toda la documentación que compone el objeto del informe, así como los documentos producidos por el Grupo de Tratamiento durante el análisis y la investigación, permanecerán bajo la custodia exclusiva y protegida de los miembros del Grupo de Tratamiento; y 

(ii) Ningún colaborador de 4kst, ajeno al Grupo de Tratamiento del Canal, independientemente de su nivel jerárquico, podrá tener acceso a la información y los documentos relacionados con cualquier denuncia. 

(iii) De manera excepcional y por estricta necesidad, el Grupo de Tratamiento, por decisión de la totalidad de sus miembros designados para el tratamiento de un determinado informe, podrá compartir la información comunicada con los gestores de 4kst o con terceros (por ejemplo, autoridades policiales o el Poder Judicial). Dicho intercambio solo podrá producirse cuando sea imprescindible para la resolución del caso, para la continuación de la investigación o para la aplicación de las medidas disciplinarias y/o sanciones pertinentes.

 

6. Acceso al canal 

El El Canal de Denuncias y Comunicaciones de 4kst está disponible de forma continua, con fácil acceso para el público interno y externo en general a través del sitio web de la empresa en: https://4kst.ai/ 

Exclusivamente para colaboradores de 4kst, el acceso al Canal también está disponible en su Intranet.

 

Política del Canal de Denuncias y Comunicaciones – versión 1.0
Publicada el 23/01/2026