Política de Denúncias e Comunicações

Política do Canal de Denúncias e Comunicações
4kst Tecnologia da Informação Ltda.

 

1. Introdução 

Esta Política traz a forma de disponibilização e funcionamento, bem como da segurança do registro e dados recepcionados pelo Canal de Denúncias e Comunicações da 4kst (o ¨Canal¨). O Canal é uma ferramenta essencial para suportar o compromisso da Empresa com a integridade nos negócios e a proteção a seus colaboradores. Com o objetivo de garantir o cumprimento do Código de Conduta da 4kst e suas outras normas internas, ele atua como um mecanismo acessível ao público interno e externo para que relações interpessoais não saudáveis bem como atos não éticos ou ilegais se materializem como prática na Empresa. 

Além de uma ferramenta que auxilia a alta gestão da Empresa no cuidado e  bem-estar de seus colaboradores, o Canal permite o monitoramento da  conformidade das ações da 4kst onde quer que ela desenvolva seus negócios, servindo, em última análise, como um mecanismo adicional de proteção à sociedade. 

 

2. Ferramenta Terceirizada 

O Canal é operado por plataforma especializada e terceirizada, fornecida por empresa de tecnologia devidamente contratada. Tal contratação garante a independência, imparcialidade e segurança do Canal. Todas as denúncias e comunicações relatadas no Canal são registradas e armazenadas integralmente no ambiente da empresa fornecedora da plataforma, que atua como operadora de dados. 

A 4kst, na condição de controladora de dados, possui acesso restrito às  comunicações recebidas, mas não detém qualquer ingerência técnica sobre a plataforma da empresa fornecedora ou sobre a exclusão de dados, o que reforça a independência do Canal como detalhado a seguir:

(i) registro inalterável: 100% dos relatos são registrados e armazenados  exclusivamente no ambiente da empresa fornecedora; 

(ii) controle de exclusão: a remoção de registros de dados pessoais da  plataforma somente pode ser solicitada formalmente e por escrito pela 4kst à empresa fornecedora, que procede com a exclusão definitiva e irreversível dos dados de seus sistemas, conforme detalhado em Acordo de Tratamento de Dados; e 

(iii) acesso restrito: o acesso aos relatos e à gestão de documentos é feito pela 4kst exclusivamente através de Painel do Cliente, uma área restrita de uso exclusivo dos membros do Grupo de Tratamento do Canal. 

A empresa fornecedora assume contratualmente o compromisso de aplicar as medidas técnicas e organizacionais adequadas para garantir a segurança e a privacidade dos dados tratados, seguindo estritamente a Lei Geral de Proteção de Dados – LGPD. 

 

3. Grupo de Tratamento

O Grupo de Tratamento é o órgão deliberativo responsável por receber, analisar, conduzir as investigações e dar o devido encaminhamento às comunicações e denúncias registradas no Canal. 

3.1. Composição e Mandato 

O Grupo de Tratamento é composto por 3 (três) membros titulares e 2 (dois) suplentes, todos designados formalmente em Reunião de Diretoria da 4kst. O mandato dos membros é de 3 (três) anos, permitindo-se a recondução por igual período. Na hipótese de vacância (saída de um membro ou suplente), a Diretoria, em Reunião formalizada em ata deverá designar um novo membro ou novo suplente no prazo máximo de 30 (trinta) dias para recompor a estrutura do Grupo de Tratamento.

3.2. Funcionamento e Prevenção de Conflito de Interesses

A 4kst estabelece um protocolo automatizado e rigoroso para garantir a imparcialidade e a independência na condução dos relatos levados ao Canal, prevenindo que um membro do Grupo de Tratamento analise um caso em que um conflito de interesses possa se materializar: 

(i) identificação de envolvido(s): o usuário do Canal, ao registrar uma denúncia ou comunicação na ferramenta, terá a opção de indicar colaborador(es) da 4kst e/ou área(s) envolvido(s) ou suspeito(s) de envolvimento na matéria relatada; 

(ii) alerta e direcionamento automático: finalizado o relato, a ferramenta do Canal direcionará um e-mail de alerta para os membros titulares do Grupo de Tratamento ou ao(s) suplente(s), se for o caso; 

(iii) abstenção de envio de alerta: a ferramenta do Canal não enviará mensagem de e-mail com o alerta do relato a qualquer membro que tenha sido indicado no relato (seja como pessoa envolvida ou por pertencer à área envolvida). Isto garante que a pessoa implicada no relato ou pertencente à área abrangida não será informada acerca da denúncia ou comunicação, trazendo isenção e imparcialidade no tratamento de 100% dos relatos; e 

(iv) acesso limitado aos relatos: um membro titular ou suplente somente poderá acessar as informações de relato na ferramenta do Canal quando fizer parte da equipe de tratamento do mesmo. 

 

4. Escopo e Tipos de Relatos 

O Canal está disponível para o público interno da 4kst (incluindo colaboradores, gestores e representantes) e para o público externo em geral (tais como clientes, fornecedores, parceiros de negócio, pessoas jurídicas do setor privado e/ou público e cidadãos em geral). Devem ser levados ao Canal relatos que envolvam, mas não se limitem a, às seguintes matérias:

(i) denúncias de infrações ou violações ao Código de Conduta da 4kst e às demais normas internas da Empresa, independentemente do nível hierárquico do envolvido; 

(ii) denúncias de descumprimento de legislação e/ou regulamentação vigente em qualquer jurisdição ou localidade onde a 4kst desenvolva seus negócios; 

(iii) qualquer suspeita razoável de infrações ou descumprimentos das regras mencionadas nos itens ¨i¨ e ¨ii¨ acima; 

(iv) qualquer dúvida relacionada à conformidade de ações de gestores,  representantes e demais colaboradores da 4kst na condução dos  negócios e representação da Empresa e em seus relacionamentos com terceiros; e 

(v) situações em que se observe um potencial ou efetivo conflito de interesses, seja ele decorrente de ações internas, externas, relações pessoais ou quaisquer outras circunstâncias que possam comprometer a objetividade e a integridade. 

O usuário que realizar um relato no Canal não precisa deter ou anexar qualquer tipo de prova ou documento para comprovar o fato denunciado ou a suspeita. O Canal está disponível para o registro de informações de boa-fé. Cabendo ao Grupo de Tratamento da 4kst, após o recebimento do relato, conduzir a devida análise e investigação para apurar a veracidade dos fatos informados e definir as medidas cabíveis. Toda e qualquer denúncia e/ou comunicação levada ao Canal será objeto de análise pelo Grupo de Tratamento o qual, antes do encerramento do relato, deverá registrar uma resposta ao usuário na plataforma.

 

5. Do Sigilo e Confidencialidade

A 4kst garante o mais absoluto sigilo e confidencialidade a todas as informações e dados recepcionados e tratados no Canal, bem como da identidade do(s) seu(s) usuário(s)/relator(es).

5.1. Anonimato e Acompanhamento  

O usuário que registra um relato tem a opção de se identificar ou de permanecer no anonimato. 

No caso de um relato anônimo, o usuário receberá um número de protocolo. Este número é a única forma de acesso à plataforma para que o mesmo possa acompanhar o tratamento e o status de seu relato, bem como para responder a eventuais questionamentos complementares que venham a ser solicitados pelo Grupo de Tratamento. 

Como a ferramenta do Canal é um serviço terceirizado, a 4kst e/ou Grupo de Tratamento não possui meios de rastrear a identidade do usuário anônimo. 

5.2. Custódia Exclusiva e Acesso Restrito  

O princípio de confidencialidade é assegurado pela restrição rigorosa de acesso às informações e observa as seguintes premissas: 

(i) toda a documentação que compõe o objeto do relato, assim como os  documentos produzidos pelo Grupo de Tratamento durante a análise e investigação, permanecerão sob a guarda exclusiva e protegida dos  membros do Grupo de Tratamento; e 

(ii) nenhum colaborador da 4kst, externo ao Grupo de Tratamento do Canal, independentemente de seu nível hierárquico, poderá ter acesso às informações e documentos relacionados a qualquer relato. 

(iii) Em caráter de exceção e estrita necessidade, o Grupo de Tratamento, por decisão da totalidade de seus membros indicados para o tratamento de determinado relato, poderá compartilhar informações relatadas com gestores da 4kst ou com terceiros (ex: autoridade policial ou Poder Judiciário). Tal compartilhamento somente poderá ocorrer quando houver necessidade imprescindível para a solução do caso, para o prosseguimento da investigação ou para aplicação de medidas disciplinares e/ou penalizações cabíveis.

 

6. Acesso ao Canal 

As O Canal de Denúncias e Comunicações da 4kst está disponível de forma contínua, com acesso facilitado ao público interno e externo em geral através do website da Empresa em: https://4kst.ai/ 

Exclusivamente para colaboradores 4kst o acesso ao Canal também está  disponível em sua Intranet.

 

Política do Canal de Denúncias e Comunicações – versão 1.0
Publicada em 23/01/2026